Lorsqu'un bailleur met un bien en location, il doit récupérer pour chaque candidat une multitude de documents pour justifier la stabilité de sa situation. La récupération de ces dossiers est très encadrée en matière de protection des données. Comment les protéger simplement ?

Contexte

Lorsqu'un bailleur (une agence immobilière ou un propriétaire directement) met un bien en location, il demande à chaque candidat de lui transmettre un dossier de location qui peut contenir au plus les éléments décrits dans le Décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015.

Non seulement la liste des documents qu'un bailleur peut demander est limitée par ce décret, mais des obligations en protection des données sont imposées par le RGPD.

La CNIL rappelait en 2018 que les agences immobilières allaient être des cibles prioritaires de contrôler, et cela n'a pas manqué : le 6 juin 2019 la CNIL a infligé une sanction de 400 000€ d'amende à Sergic pour non-respect des mesures de sécurité sur les données collectées et non-respect du délai de conservation.

Ces documents sont traditionnellement transmis par courrier ou en main propre, mais cela n'est plus acceptable pour les clients finaux à l'ère du numérique qui demandent une expérience 100 % digitale.

Leur dématérialisation est donc parfois faite avec moyens du bord ou sans précaution particulière, et comme on l'a vu cela peut mener à des sanctions couteuses.

Seald travaille avec plusieurs entreprises du secteur pour les accompagner dans la dématérialisation protégée de cette captation de documents.

Exigences

Pour répondre efficacement à ce problème, plusieurs critères doivent être respectés :

  • seules le personnel du bailleur (ou de l'agence) doit être en mesure de lire ces documents ;
  • chaque activité doit être tracée pour démontrer la bonne protection en cas de contrôle ;
  • la durée de conservation doit être gérée de façon automatisée pour tous les dossiers reçus ;
  • la protection doit être transparente pour les candidat et maintenue dans tout le cycle de vie des documents pour faciliter l'usage et éviter des fuites de données incontrôlées.

Solution

Pour être sûr de protéger les documents sur l’ensemble de leur cycle de vie, il faut les protéger le plus en amont possible avec la technologie Seald.

Dans ce cas, cela intervient :

  • dès leur numérisation pour ceux qui arrivent encore par courrier papier ;
  • dès le site internet sur laquelle les clients envoient leur dossier de façon dématérialisée.

Le personnel du bailleur (ou de l'agence) travaillent dessus de façon transparente et protégée, tout autre accès sera refusé et ce où que soit hébergé le document protégé.

Après un délai pré-déterminé, les documents ne seront plus ouvrables, ce même s'ils ont été dupliqués, copiés ou envoyés par email pour assurer une gestion imparable du délai de conservation.

Seald n'opère pas le stockage, l'archivage ou le transfert des documents dans ce cas d'usage, cela est parfaitement compatible avec toutes les solutions de stockage, de GED et de transfert habituellement utilisées et assure la protection des documents au sein de ces solutions.

En détails

La solution présentée ci-dessus consiste à :

  • définir qui sera habilité à ouvrir les documents chez le bailleur (ou dans l'agence) via les outils d’administration Seald ;
  • définir la durée de vie après réception des documents ;
  • intégrer Seald (avec le SDK Serveur) pour protéger les documents à la volée en sortie de numérisation ;
  • intégrer Seald dans le site internet (avec le SDK Navigateur) pour protéger les documents dès leur captation depuis le site, avant qu’ils arrivent sur le serveur ;
  • installer l’application de bureau Seald chez les personnes habilitées qui sont amenées à ouvrir ces documents fréquemment.

Cela va faire en sorte que :

  • les documents ainsi protégés puissent être stockés sur un serveur sans protection particulière ;
  • seulement les personnes habilitées puissent ouvrir ces documents protégés de façon transparente en un double-clic grâce à l’application de bureau Seald ;
  • si des personnes externes à l’entreprise (et ne disposant donc pas de l’application de bureau Seald) sont habilitées à ouvrir les documents protégés, elles puissent ouvrir les documents via le navigateur sans installation ;
  • chaque activité (ouverture, tentatives d’ouverture, transfert, etc.) soit tracée, que les droits d’accès soient modifiables en temps réel, notamment pour prendre en compte les rotations de personnel ;
  • le délai de conservation soit automatiquement géré, et ce même si les documents sont dupliqués, copiés ou transférés.

Conclusion

Seald est la solution simple pour protéger les documents collectés par les entreprises du secteur de l'immobilier selon les normes en vigueur.

Better Seald than sorry.

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