Les sociétés proposant des assurances de personnes (prévoyance, invalidité, frais de santé, etc.) ont besoin de collecter des données sensibles et notamment médicales sur les prospects et clients. Comment s'assurer que ces traitements soient protégés et conformes ?

Qui est concerné ?

Les conseils donnés dans cet article sont valables pour tous les intermédiaires de gestion en assurance : du courtier à la société d'assurance en passant par les délégataires de gestion.

Toutes ces entreprises sont amenées à manipuler des documents sensibles pendant les phases de production, ou de sinistre du contrat. Il s'agit de documents d'identité, de justificatifs de domicile, de questionnaires médicaux, de dossiers médicaux plus complets, de factures de soin, etc. Ces documents sont traditionnellement transmis dans des enveloppes cachetées, mais cela n'est plus acceptable pour les clients finaux à l'ère du numérique qui demandent une expérience 100 % digitale.

Leur dématérialisation est soumise à diverses règlementations très strictes en matière de protection des données (RGPD, gestion de la bulle médicale au titre de l'article 226-13 du code pénal, etc.), passibles de sanctions lourdes en cas d'écart.

Seald travaille avec plusieurs entreprises du secteur pour les accompagner dans la dématérialisation protégée de ces documents.

Exigences

Pour répondre efficacement à ce problème, plusieurs critères doivent être respectés :

  • seules les personnes de la bulle médicale (incluant du personnel interne et externe comme des délégataires de gestion ou des entreprises de Business Process Outsourcing) doivent être en mesure de lire ces documents, en prenant en compte la rotation de personnel ;
  • chaque activité doit être tracée pour démontrer la bonne protection en cas de contrôle ;
  • la protection doit être transparente et maintenue dans tout le cycle de vie des documents pour faciliter l'usage et éviter des fuites de données incontrôlées.

Solution

Pour être sûr de protéger les documents sur l’ensemble de leur cycle de vie, il faut les protéger le plus en amont possible avec la technologie Seald.

Dans ce cas, cela intervient :

  • dès leur numérisation pour ceux qui arrivent encore par courrier papier ;
  • dès l’application d’extranet sur laquelle les clients envoient leur dossier de façon dématérialisée.

Les équipes dans la bulle médicale travaillent dessus de façon transparente et protégée, tout autre accès sera refusé et ce où que soit hébergé le document protégé.

Seald n'opère pas le stockage, l'archivage ou le transfert des documents dans ce cas d'usage, cela est parfaitement compatible avec toutes les solutions de stockage, de GED et de transfert habituellement utilisées et assure la protection des documents au sein de ces solutions.

En détails

La solution présentée ci-dessus consiste à :

  • définir qui sera habilité dans la bulle médicale via les outils d’administration Seald ;
  • intégrer Seald (avec le SDK Serveur) pour protéger les documents à la volée en sortie de numérisation ;
  • intégrer Seald dans le site internet (avec le SDK Navigateur) pour protéger les documents dès leur captation depuis le site extranet, avant qu’ils arrivent sur le serveur ;
  • installer l’application de bureau Seald chez les personnes habilitées qui sont amenées à ouvrir ces documents fréquemment.

Cela va faire en sorte que :

  • les documents ainsi protégés puissent être stockés sur un serveur sans protection particulière ;
  • seulement les personnes habilitées puissent ouvrir ces documents protégés de façon transparente en un double-clic grâce à l’application de bureau Seald ;
  • si des personnes externes à l’entreprise (et ne disposant donc pas de l’application de bureau Seald) sont habilitées à ouvrir les documents protégés, elles puissent ouvrir les documents via le navigateur sans installation ;
  • chaque activité (ouverture, tentatives d’ouverture, transfert, etc.) soit tracée, que les droits d’accès soient modifiables en temps réel, notamment pour prendre en compte les rotations de personnel.

Conclusion

Seald est la solution simple pour protéger les documents collectés, notamment médicaux, par les entreprises du secteur de l'assurance selon les normes en vigueur.

Better Seald than sorry.

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